Många planerar enbart in sina ”fysiska aktiviteter” i kalendern. Det får till följd att möten, utbildningar, träningar etc. får plats, men att allt övrigt saknas i kalendern. Som bekant är jobbvardagen full av andra aktiviteter som att skriva rapporter, granska eller skriva offerter, förbereda möten, hantera e-post och mycket annat.
När det inte finns tid avsatt för ”eget arbete” och rutiner, så blir många av dessa uppgifter inte gjorda alls, vissa blir gjorda med för dålig kvalitet och vissa blir gjorda för sent. Detta leder ofta till stress och en känsla av otillräcklighet.
När du planerar in ”eget arbete” i kalendern får du många fördelar, bland annat:
- Det blir lättare att säga ja/nej till nya uppgifter
- Det blir lättare att prioritera det du redan sagt ja till, kontra allt ”nytt” som kommer i din väg eller tvärtom i de fall det behövs
- Det blir lättare att planera om när något oförutsett händer eftersom du alltid kan ställa det nya mot det redan inplanerade och snabbt konstatera vilket som är mest bråttom och viktigt
- Det blir lättare att be om hjälp när tiden inte räcker till
- Det blir lättare att se till att börja i tid med uppgifter som har en sluttid långt borta i horisonten
Det finns naturligtvis fler fördelar, men budskapet är, att du ska ”höja värdet av ditt eget arbete och avsätta tid för dina egna arbetsuppgifter i din kalender”, och inte bara planera för när du ska interagera med någon annan.